Todo principio tiene un fin, o por lo menos así debería ser, y en este caso hemos llegado al de nuestro proyecto. Hemos llegado al cierre.
Hemos seguido las etapas marcadas, y bien diferenciadas, para llevar a buen puerto aquello por lo que estábamos trabajando. Y si todo ha ido como debería, ahora sólo nos queda disfrutar del éxito de nuestra empresa, y de la satisfacción del deber cumplido.
Esta etapa se puede considerar un trabajo más bien administrativo, cosa que no deja de ser, pero también hay que tener en cuenta que las cosas hay que darlas por finalizadas de manera oficial, para que todos los stakeholders que han formado parte del proyecto, sepan que éste se ha dado por terminado.
¿Cómo empezamos este cierre, y qué vamos a hacer en él?
Respondiendo a la primera pregunta, podríamos decir que lo primero que hay que hacer para conseguir un cierre eficaz es conseguir la autorización por parte del cliente. Esto, aunque pueda parecer una perogrullada, es fundamental.
Él nos marcará el fin con la aceptación de que las medidas pactadas ya están realizadas y en funcionamiento. Todo está OK.
Una vez conseguido, podríamos ir a la segunda pregunta, ¿Qué vamos a hacer?
- Lo primero sería hacer una lista de verificación de todas las etapas, objetivos, procedimientos o pasos que hemos ido estableciendo, y comprobar su correcta realización.
Nos valdrá para un posible control post-implementación a realizar en una fecha a determinar entre todos los actores del proyecto.
- Un segundo punto podría ser la recopilación de toda la documentación generada, que nos valdrá para ampliar nuestra base de datos.
De todo se aprende, y de cada proyecto se pueden extraer diferentes enseñanzas, ya sea de nuestros aciertos o de nuestras “acciones menos acertadas”, y tener todas ellas archivadas, ordenadas y a mano para cuando nos hagan falta es una manera de recurrir a ellas para repetir aciertos y para evitar errores.
- También podremos analizar los resultados conseguidos en relación a las expectativas iniciales. Así podremos comprobar si sabemos calcular bien nuestras estimaciones, tanto por defecto como por exceso. La justa medida es muy difícil de conseguir, pero con la práctica todo se puede mejorar.
- Cierre de todos los acuerdos que se hayan podido empezar durante la implantación del proceso, ya sean internos –liberando así recursos propios para destinarlos a otros menesteres–, o externos, si nos hemos visto en la necesidad de cubrir actividades para las que nuestro know-how no era suficiente.
En definitiva, hay que dejar todo atado y bien atado.
Las cosas además de tener que estar bien hechas, tienen que parecerlo, y en SCWUIMAC! esto lo tenemos muy claro, porque queremos que al finalizar, las últimas palabras que oigamos sean:
¡Hasta el siguiente proyecto!
Photo: Clem Onojeghuo
