Un tema que preocupa a muchas empresas es la obligatoriedad de las facturas electrónicas. Considerando que el desafío de adaptarse a este cambio es mayor para nosotros, las Pymes, hemos preparado un artículo muy directo y sencillo para ayudar a quienes deseen informarse sobre el tema.
1. Las facturas electrónicas requieren software homologado para su emisión y deben cumplir con la normativa vigente.
2. Solo se aplican a transacciones B2B, excluyendo ventas directas al consumidor.
3. Con el nuevo sistema, las facturas no podrán ser canceladas y los cambios requerirán justificación.
4. Los plazos para la implementación aún no han sido establecidos de forma definitiva, pero en cualquier caso es el mejor momento para empezar a planificar su implementación.
5. Las empresas pueden acceder a ayudas del programa Kit Digital para implementar la factura electrónica.
6. La Agencia Tributaria está desarrollando una herramienta gratuita para la emisión de facturas electrónicas para pymes y autónomos.
- ¿Qué son las facturas electrónicas y cuáles son sus ventajas?
La factura electrónica es un documento que se emite y recibe de forma electrónica, en lugar de en papel. Igual que las facturas físicas, debe presentar datos como numeración de la factura, fecha de emisión, datos de identificación fiscal del emisor y del receptor, concepto con los detalles del producto o servicio que se está facturando, importe sin contar impuestos ni descuentos, tipo de IVA y el porcentaje de retención del IRPF e importe total. Además, debe ser firmada o certificada electrónicamente para comprobar su autenticidad e integridad.
Es importante aclarar que una factura electrónica no es una factura de papel escaneada. Se trata de facturas estructuradas electrónicamente, que utilizan un formato estándar homologado, compuesto de elementos previamente estructurados y que pueden ser generados y leídos de forma automática por programas informáticos de facturación.
Las ventajas de las facturas electrónicas son numerosas, empezando por la economía en impresiones, lo que reduce los gastos en papel y tinta y disminuye la contaminación ambiental. Además, la normativa promueve la automatización de la recepción de las facturas y la introducción de los datos en los sistemas de las compañías, lo que conlleva una reducción de errores humanos, mayor facilidad para el cálculo de impuestos y una contabilidad electrónica automatizada. También ayuda a evitar la morosidad en las relaciones comerciales, mejorar la transparencia en las transacciones y ofrecer más seguridad.
- ¿Cuál es la normativa que regula las facturas electrónicas?
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regula todo tipo de facturas en España. Desde 2019, las empresas que tienen relación con la administración pública ya están obligadas a emitir facturas electrónicas y, por lo tanto, ya están acostumbradas a este sistema. Sin embargo, desde el 19 de octubre de 2022, mediante la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, se hace obligatorio el uso de la factura electrónica para todas las transacciones entre empresas, de cualquier tamaño, incluso autónomos, pero solo para las transacciones B2B. Es decir, la normativa no obliga a emitir facturas electrónicas entre la empresa y el consumidor final (B2C). Tampoco es obligatoria para operaciones entre empresas españolas y empresas que no tengan un establecimiento permanente en España o cuyas sedes estén fuera del país.
Esta normativa también define obligaciones específicas para el emisor y el receptor de las facturas. Los emisores deben asegurarse de la autenticidad y legitimidad mediante un sistema electrónico de datos (EDI), además de su legibilidad. Además, deberán adquirir un programa informático homologado que cree, gestione y garantice la conservación de las facturas el periodo legal establecido.
Estos programas también deben cumplir con la “ley antifraude”, lo que significa que no será posible anular las facturas generadas y se deberá garantizar que, en caso de necesitar cambios en una factura ya emitida, consten los motivos de dichos cambios para que el documento no pierda su validez legal.
Además de los softwares de facturación electrónica que se están poniendo en el mercado, las empresas podrán contar con un software desarrollado por la Agencia Tributaria. Ya se sabe que dicha plataforma estará disponible de forma gratuita para pymes y autónomos para que puedan realizar su facturación y compartirla de manera inmediata con la administración. Sin embargo, aún no se ha determinado si habrá un límite en la cantidad de facturas que se podrán emitir a través de esta plataforma, por ejemplo.
En cuanto a los receptores de las facturas, además de verificar si la factura recibida cumple con los requisitos exigidos, tendrán que conservarla garantizando su legibilidad y acceso al documento.
- ¿Cuándo entrará en vigor y cuáles son las penalizaciones por el no cumplimiento?
Los plazos para que las empresas estén obligadas a emitir facturas electrónicas aún no están fijados, ya que falta que la normativa entre en vigor.
Por lo tanto, es fundamental que las empresas se preparen para este cambio, visto que su incumplimiento puede resultar en sanciones, con multas de hasta los 10,000 euros.
- ¿Cómo pueden prepararse las Pymes para emitir facturas electrónicas?
Para estar preparadas para la obligatoriedad de las facturas electrónicas, las pymes deben actualizar sus sistemas de facturación adquiriendo y configurando un software homologado que cumpla con la normativa vigente. Es crucial capacitar al personal para que se familiarice con el nuevo sistema de facturación electrónica. También es importante estar atentos a la solución gratuita que está desarrollando la Agencia Tributaria, diseñada especialmente para pymes y autónomos.
