En esta tercera fase es dónde realmente podemos decir “En SCWUIMAC! somos directores de proyectos”. Cuándo otros se van, nosotros permanecemos para hacer lo que nos diferencia del resto, la ejecución.
Todo el trabajo previo tiene que verse aquí reflejado. Ya hemos ejercitado la mente, así que ahora le toca hacerlo al cuerpo. Cada proceso a desarrollar será asignado, uno por uno, a los integrantes de un equipo que el director de proyecto ha elegido minuciosamente. Todo tiene que estar perfectamente claro y tenemos que contar con toda la información necesaria para que no haya dudas ahora. Tenemos que demostrar a nuestros stakeholders que han hecho bien apostando por nuestro proyecto –y con «nuestro» me refiero a aquel para el que estemos trabajando, porque recordad que una vez que nos implicamos en algún proyecto, nos convertimos en uno–.
Hay que coordinar personas y recursos, porque en el desarrollo de estos procesos vamos a consumir la gran parte del presupuesto del proyecto. La línea de costes siempre tiene que estar por debajo de la línea de financiación. Y no tener esta máxima siempre presente, es lo que hace que los trabajos se conviertan en malos.
Como hablando se entiende la gente, la comunicación tiene que ser fluida entre todos. Esto es muy importante. Queremos que cada paso que demos esté en concordancia con las decisiones que previamente se han tomado. No se puede llegar a C si antes no se ha pasado por B. Mantendremos contacto permanente para recibir nuestro propio feedback. Nadie debe quedarse sin saber cómo están desarrollándose las cosas que les afectan en el presente, o tal vez en el futuro.
Y además esta perfecta comunicación nos servirá, en caso que fuese necesario afrontar algún imprevisto –ya sea de ejecución de proceso, como en superación de gasto–, para una rápida toma de decisiones que solucionen cualquier problema que pudiese suceder, de la manera más eficiente.
Por supuesto, si hubiese que hacer cambios sobre lo planificado, estos han de ser justificados y aprobados por las personas claves y por el patrocinador. ¿Y cómo justificaremos estos cambios? Pues aunque parezca obvio, aportando toda la documentación necesaria para ello. Es fundamental.
Esta documentación nos servirá para fijar las nuevas pautas a seguir, y al mismo tiempo también como un punto de referencia del trabajo, una vez ejecutado, en las tareas de monitoreo que nos esperan en la siguiente fase.
Photo: Farzad Nazifi
