En la entrada anterior decíamos que todo proyecto tiene una serie de fases; Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Cierre. Hemos visto ya en qué consiste esa primera Fase de Iniciación y hoy nos pararemos a abordar las principales características de la siguiente fase, la de Planificación de Proyectos.
Cuando se ha trabajado bien la Fase de Iniciación y se han dado ya mil vueltas a los aspectos más importantes, finalmente se opta por abordar uno o más proyectos. Lo primero entonces será recibir la aprobación por parte de una de las personas claves en la dirección de proyectos: el patrocinador. Esta figura es fundamental ya que es el patrocinador quien va a realizar la labor de promoción interna de los beneficios del proyecto y quien va a procurar el apoyo necesario entre los niveles altos de la organización.
Cuando esto se haya hecho, comienza la fase de Planificación de Proyectos, que consiste fundamentalmente en realizar un plan. Parece obvio, pero no lo es tanto. Un plan no es una declaración de intenciones, no es un ensayo ni tampoco una novela de ciencia ficción; un plan es un documento pormenorizado que va a recoger todos los pasos a dar en el proyecto, así como plazos parciales y totales, costes y recursos necesarios, calidad y alcance. Pese a lo que pueda parecer, de todo lo anterior, definir el alcance es lo más difícil de todo, pero es sin duda un paso fundamental ya que la definición del alcance determinará exactamente cuáles son las expectativas de los actores en el proyecto y, por consiguiente, marcará cual es el trabajo o esfuerzo necesario para llevarlas a cabo. Es importante no dedicar más recursos y esfuerzos de los necesarios, pero tampoco menos.
Esta fase es fundamental ya que posteriormente valoraremos el grado de cumplimiento del proyecto con relación a lo planificado en esta fase. Si no planificamos bien, la Fase de Ejecución de Proyectos se verá sujeta a cambios constantes y se trata justo de lo contrario, de cambiar lo menos posible.
Una vez el plan esté perfectamente definido y validado pasaremos a la Fase de Ejecución. Si hemos hecho las cosas bien, minimizaremos la posibilidad de que aparezcan problemas en las fases posteriores, que veremos en profundidad en las siguientes entradas aunque, si lo prefieres, cualquier persona del equipo Scwuimac! te podemos contar en persona todas las dudas que tengas al respecto. ¡Nos encanta hablar de proyectos!
Photo: Dariusz Sankowski
